Proje Beratı Niçin Önemlidir?

Elinizde alışveriş torbaları, sağanak yağmur altında kapıyı açmak için kalabalık çantanızda anahtar arıyorsanız, tüm bunlar olurken de telefonda konuşup karşınızdaki kişiye hünkar beğendi tarifini nasıl anlatabilirsiniz? Bu durum senaryosu biraz fantastik görünse de proje sürecinde yapacağınız toplantılardaki halinizi birebir olarak tarif ediyor.

Proje çalışmaları sırasında stresli, yoğun ve telaşlı iken, yolunuzu şaşmadan hedeflere nasıl ulaşmayı planlıyorsunuz? Ya da hangi hedeflerin ulaşılabilir olduğunu düşünüyorsunuz? Belki de ekibiniz yeteri kadar çalışmıyor ya da günlük işlerini boşuna aksatıyor ve projeniz için mesai harcıyor.

Net hedefler belirlemeden bu ve benzeri soruları cevaplamak imkansız olsa gerek.

Proje çalışanları, proje bazlı elemanlar değil ise şirket içerisinde yürütmeleri gereken pek çok önemli iş olacaktır. Ayrıca düzenli olarak toplantılarına katıldıkları birden çok proje de olabilir. Ya da tek proje içerisinde birden çok farklı görev üstlenmiş olabilirler. Kafası bu kadar yoğun işler ile meşgul olan bir ekibe liderlik edecek ekip liderleri ve proje yöneticisi de zaten tonla işin altında objektif düşünme yetilerinden ödün vermiş olabilir. Böyle kritik durumlar için önlem baştan “proje beratı” ile alınmalıdır.

Proje beratı büyük ölçekli firma ve projeler için büyük farklılıklar gösterse de temelde aynıdır. Proje hedefleri üzerinde kesin netlik sağlar ve paydaşlara iş planı hakkında genel bilgi verir. Bir bakıma iki taraf arasındaki güven anlaşmasına benzetilebilir. İş bitiminde projenin başarılı olduğuna dair kriterleri üzerinde barındırır ve proje çerçevesini en baştan çizer.

İş planını başka bir yazının konusu olarak ayıracağım ve hedefler hakkında birkaç not aktaracağım.

Proje hedefleri proje paydaşları arasındaki bir “sınav değerlendirme kağıdı”na benzetilmelidir. Proje başarısının kriterlerini net olarak belirlenmiş olduğu, somut ve ölçülebilir maddelerden oluşan bir maddeler kümesi. Temel özellikleri aşağıdaki gibidir;

Hedefler başarı ya da başarısızlık kriteri olması haricinde, başarı ya da başarısızlıkta da önemli rol oynar. Proje hedefleri, süreç içerisinde kaybolmuş olan ekip elemanlarına ve proje yöneticisine rehberlik eder. Yapılacak toplantıları şekillendirir, iş dağılımını ektin hale getirir, süreç analizine yardımcı olur ve zaman takibini gerçekçi kılar.

Kısacası iyi belirlenmiş hedefler proje başarısının sırrıdır. Bu yazıda bahsedilmese de, zaman kavramının bir hedefler kümesi olduğunu aklınızdan çıkarmayın.

Advertisements


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s