Problemler unutulmaya meyillidir.

İnsanlarla ilgili en ciddi tecrübemi, 100 kişilik bir spor takımın antrenörlüğünü yaparken yaşadım. Bir antrenman boyunca 100 kişiyi kontrol etmek, hepsine söz dinletebilmek ve disiplin ile çalıştırabilmek inanın çok zordu.

Takım (insan) yönetmenin en zor kısmı topluca hareket edilen dakikalarda onlara hakim olmak, kontrol etmek ya da yol göstermek sanıyorsanız, kesinlikle yanılıyorsunuz. Yönetim sürecinin en büyük bölümü toplantılarda belirleniyor. Ne kadar tek kişilik bir iş gibi görünse de, yönetim birden çok kişinin içinde yer alması zorunlu olan bir süreçtir.

Her toplantıda konuşulacak pek çok problem, her biri için ayrı ayrı ikna edilecek insanlar vardı. Bu uzun açıklama ve tartışma süreçleri, katılıma o kadar teşvik ederdi ki; olaya en uzak kurul üyeleri dahi katılır, hatta gündeme yeni problemler getirirdi. Bu problemlerin çoğu, tecrübeye dayandığı için üzerine düşülmesi gereken önemli noktalardı.

Elbette toplantılardan sonra, ortaya atılan bu yeni problemlerden her biri unutulurdu. O karışık ve hararetli toplantılarda, acil olarak yapılması gerekenler arasında kim bunlarla ilgilenecek kadar vakit sahibi olabilirdi ki?

Bir avuç öğrenci iş yoğunluğundan ve vakit azlığından bu kadar etkilenirken, proje yönetimi süresince ekip çalışanlarının daha olumlu bir görüntü çizebilmesi mümkün müdür? Elbette hayır.

Peki bu gibi durumların iş sürecini olumsuz etkilemesine izin verilebilir mi?

Çözüm; tüm problemleri tek bir platform altında toplamak ve belgelemektir. Bu belge çözülen ve çözülmeyen tüm problemlerin resmen hesabını tutar. Tüm problemlerin tek bir platformda olması yönetim sürecini ve iş takibini de kolaylaştırır. Belgelenmeyen neredeyse her problem de unutulmaya ve işinizi daha sonra aksatmaya mecburdur…

Mümkünse online olarak paylaşılması gereken bu belge genel olarak şu bilgileri içermelidir. Konu-problem adı, gündeme geliş tarihi, gündeme getiren, yorumlar ve problemin çözüme ulaştığı tarih.

Yukarıdaki paragrafı okuyunca problemin, gündeme getiren kişiye atanacak bir “to-do” olduğunu düşünebilirsiniz. Fakat ortaya atılan problemin, kendisine gelecek ekstra bir iş olduğunu düşünen çalışanlar bu konuda işinizi kolaylaştırmayacaktır. Hele bunun dönüp kendine geleceğini bilirlerse konuşmak için hiç gönüllü olmayabilirler.

Problemin çözmesi gereken kişi, ortaya atan kişi olsa dahi kendisine yardım etmesi için başkalarını da görevlendirmek gerebilir.

Problemin ortaya atıldığı tarih ile çözümlen(me)diği tarihin arası açıldıkça çalışanlar ve sizin üzerinizdeki “yapılmalı” baskısı artacaktır. Dışarıdan bir etken, prim ya da “fırça” gibi etkenler olmasa dahi bu sürelerin görünür durumda olması kişileri rahatsız edecek ve olumsuz şekilde de olsa çalışmaya motive edecektir. Bu yüzden belgenin online olarak paylaşılması önemli bir etkendir.

Okuduğum kitapta, tutulması gereken belge için şöyle bir örnek verilmiş. Elbette dokümanı sayısal olarak tutmak, yönetmek ve incelemek açısından çok daha kolay olacaktır…

Advertisements


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s